Archivierung von Dokumenten

Dokumentenarchivierung mithilfe ELOoffice

Dieses Problem kennen Sie sicher auch:

Der Nachteil papiergestützter Dokumentation zeichnet sich durch seine Ortsgebundenheit aus. Da sich alle Schriftstücke in Ablagekörben, Ordnern, Aktenschränke, Archiven usw. befinden, wird der spontane Zugriff dadurch erschwert, dass man einerseits den genauen Fundort des Dokumentes kennen und andererseits zudem noch in dessen räumlicher Nähe sein muss.

So nützt es Ihnen nichts, wenn Sie zwar wissen, wo sich der Brief „XY” befindet, Sie aber auch nur einige Kilometer davon entfernt sind.

Archivieren Sie Ihre Dokumente mithilfe Ihrer EDV

Die elektronische Dokumentenarchivierung der Firma Leitz macht Ihnen Ihre Dokumente überall verfügbar. Alle Dokumente, egal ob per EDV beispielsweise mit Word oder Excel erstellt oder ob eingescannt, werden im elektronischen Archiv erfasst. Dieses Archiv ist traditionell aufgebaut, und kann an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Es gibt Aktenschränke, in diesen befinden sich Ordner, in diesen wiederum Register, in diesen letztendlich die eigentlichen Dokumente.

Sie können einerseits den Zugriff auf einzelne Dokumente, Register, Ordner usw. beschränken, andererseits können Sie die Dokumente auch weitersenden, mit Notizen versehen, faxen, drucken oder per eMail verschicken.

Durch ausgeklügelte Suchmechanismen haben Sie schnellsten Zugriff auf alle Daten. Neben den traditionellen Dokumenten können Sie auch eMails, Internetseiten, Ton- und Videodokumente archivieren. Sie haben die Möglichkeit, verschiedenste Dokumente zu einem Projekt zu bündeln, bestimmte Prozesse auf Wiedervorlage zu legen oder auch im Team zu arbeiten. Die revisionssichere Ablage ist ein weiteres Highlight der Software. Sie haben immer die Möglichkeit, alle Veränderungsstufen eines Dokumentes nachzuvollziehen.

ELO Office ermöglicht es Ihnen, statt nach Dokumenten zu suchen mit Dokumenten zu arbeiten!

Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung des Systems auf Ihre Bedürfnisse. Wir richten Ihnen individuelle Standardregister ein, helfen Ihnen beim systematischen Aufbau und erarbeiten auf Sie abgestimmte Sicherheitskonzepte.

Noch Fragen offen?

Für weitere Fragen zur Dokumentenarchivierung stehen wir Ihnen gerne persönlich, per Telefon oder Mail zur Verfügung.